Excel实用技巧集 插入工作表 使用下述方法可以在一个工作簿中插入工作表: 比如您有一个包含2个工作表的工作簿，这2个表分别为Sheet1、Sheet2，现在您想插入一个新的表Sheet3。在Sheet 2中选择“插入”菜单下的“工作表”，Excel将会插入工作表Sheet3。但Sheet3将会出现在Sheet1和Sheet2之间，如果您希望它位于Sheet2之后的话，按住鼠标将Sheet3拖到Sheet2的右侧，松开鼠标即可。 加密Excel文件
选择“文件”菜单下的“另存为”命令，然后单击“选项”按钮，在弹出的对话框中指定“打开权限密码”，输入一个保险的密码，该文件就只会被知道密码的人读取了。

使用模型变量
如果你记不住Excel函数的语法,您可以从“插入”菜单中的“函数”项中选择一个函数，然后在相应的对话框中填入一些函数的变量即可。此时如果您键入函数名后按住Ctrl+Shift+A键粘贴上模型变量，效率通常会更高些。例如，如果您在一个单元格中键入“=PMT”后按下Ctrl+Shift+A键，您将会得到公式“=PMT(rate，nper，pv，fv，type)”，用实际的变量取代模型变量后即可计算出您所需的结果。
在图表中使用文本框
有时我们需要在工作表或图表上添加文本框，输入一些文字或数值，来对工作表或图表做补充说明。有时，文本框的内容其实就是某个单元格的内容，这时只需如下操作，就可以使文本框中直接显示单元格的内容。
用鼠标选中文字框，再点击输入栏，然后输入“=”号，再输入单元格地址，如“=A4”或“=$B$4”，但不能输入计算公式来计算数值。如果是图表中的文本框，则必须在单元格地址前输入工作表名称，如：“=Sheet1!$C$2”，因为图表和工作表相对独立，在图表中若不指明工作表，Excel将找不到输入的是哪个表中的单元格地址。
将数字当作文本
在输入的数字前面添加一个撇号，Excel就会把工作表中输入的数字当作文本处理，比如在Excel中“'12345”将被认为是文本而不是数字。这对只有少部分的单元格中需要输入数字时比较有用，但如果您需要将许多输入的数字当作文本，最好的办法是利用“文本”格式。

将格式设置为文本的方法为：选择“格式”菜单中的“单元格”，在“单元格格式”对话框中(见右图)选择“数字”标签，在“分类”框中选中“文本”，最后按“确定”按钮就可以了。
以后在您所做如此设置的单元格中输入的数字都将被当作文本对待而不会参与计算。
标记出错的数据
在工作表中输入数据时，有时希望它在某个范围之内，比如我们可以定义某些单元格输入的数据不能超过1000。
1.打开一个空白的工作表，选中单元格A1，然后选择“格式”菜单中的“条件格式”，在“条件格式”对话框中(见下图)将“条件1（1）”最左边的下拉式菜单设置为“单元格数值为”，第二个下拉式菜单设置为“大于”，在第三个文本框中输入1000，最后点击“格式”按钮。

2.在“单元格格式”对话框中选择“图案”标签，选中浅黄色的小方块，点击“确定”按钮。
以后在A1中输入1000以内的数据然后回车，将什么也不会发生，因为它不满足所设定的条件。但是如果您在A1中输入1000以上的数据的话，则A1将变成浅黄色来警告您。
通过这种方法，Excel将立即告诉您输入的数据是否正确。
图形间的连接
如果您在Excel工作表中加入了一些图形，而且希望把这些图形用线或箭头线连接起来，下面就是连接的方法。
在此之前，您必须将“绘图”工具栏显示在菜单上，方法是选择“视图”菜单中的“工具栏”，然后选中“绘图”。

在“绘图”工具栏中点击“自选图形”，任意选择一种图案，比如“流程图”中的矩形，然后在工作表中将这种图形画出来。重复这个过程在工作表中画上第二个图形。
在“自选图形”中选择“连接符”，然后从连接符中选择任意一种（比如直线连接符），将鼠标的光标放到其中的一个图形之上，此时该图形的四个边框中点将变成蓝色。在将鼠标移动到第二个图形时按住鼠标按钮，当第二个图形的四个边框中点也变成蓝色时，松开鼠标，两个图形间的连线将出现在工作表中。
用该方法连接起来的两个图形，它们之间的连线不会因为其中某个图形的位置改变而出现断开的现象。如果将其中的一个图形任意移动位置，您会看到它们之间的连线也会随之移动，线和图形已经成为了一个整体。
禁止自动运行宏
有一部分宏病毒是在打开文件时自动运行并产生危害。在您打开一个Excel文件时，可以很容易地阻止一个用VBA写成的、在打开文件时自动运行的宏的运行。
从“文件”菜单中选择“打开”命令，选择您所要打开的文件的名字，在单击 “打开”时按住Shift键，Excel将在不运行VBA过程的情况下打开该工作簿。 按住Shift键阻止宏运行的方法同样适用于选择打开菜单底部的文件（最近打开的几个文件）。
同样，在您关闭一个Excel文件时，也可以很容易地阻止一个用VBA写成、在关闭文件时自动运行的宏的运行。从“文件”菜单中选择“关闭”，在单击 “关闭”时按住Shift键，Excel将在不运行VBA过程的情况下关闭这个工作簿。
按住Shift键同样适用于单击窗口右上角的“×”关闭工作簿时阻止宏的运行。
显示更多的工作表
若屏幕上显示了过多工具栏则不能显示更多的数据，此时并不需要将工具条从屏幕中移去和最大化Excel窗口，而只需在“视图”菜单中选择“全屏显示”。于是，Excel工作表便充满了整个窗口，工具条将消失，只在屏幕顶部显示菜单。
要想一次看到更多的单元格，则可从“视图”菜单中选择“显示比例”，选定一个较小的百分比，然后单击“确定”按钮。
恢复原始的窗口大小和工具条显示，只需通过单击“全屏显示”工具条中的“关闭全屏显示”或从“视图”菜单中再次选择“全屏显示”关闭全屏幕窗口。
计算公式的一部分
如果你需要在Excel中调试一个复杂的公式或者只是想知道一个在公式中引用的单元格的值时，则不妨试着这样做：
选定含有公式的单元格并按F2键或者双击那个单元格。然后，拖亮公式中需要检查的部分或公式引用的单元格，按F9键，则Excel就会将被拖亮的部分替换成计算的结果。按Ctrl＋Z可以恢复刚才的替换。
你可以用同样的方式替换其它部分直到你找到那个出现错误的公式结果为止（按F2键后马上按F9键，或者拖过整个公式按F9键）。
使单元格适合全部文字
有时你并不希望单元格随着其中的内容的增减而放大或缩小，需要数据恰好填满单元格事先设置好的高度和宽度。可使Excel的单元格自动地调整字体使其合适。
只需选择一个或多个单元格并选择“格式”菜单中的“单元格”。选择“对齐”选项卡，选中“缩小字体填充”选项(如右图所示)。但你不能同时选择“缩小字体填充”和“自动换行”，因为它们是对立选项。

自动格式化工作表
Excel提供了16种格式供选择。在格式化之前要先选择范围，方法是：
执行“格式”菜单下的“自动套用格式”命令，出现“自动套用格式”对话框，每选择一种格式可在右边的示例中观看效果，若满意则可单击“确定”按钮。
行列的转置
在Excel中，我们可以非常方便地将一行上的几个数据转换成一列上的几行，下面将下图中的A1 ：B3中的数据做行列对调，方法如下。

首先用鼠标选中A1：D3之间的数据，然后选择“编辑”菜单下的“复制”命令。
在Excel数据窗口中找一块空白的地方，用鼠标点击一下需放置新数据的块左上角的单元格，比如选择A5。再选择菜单“编辑”中的“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框（见右图），选中对话框中的“转置”，点击“确定”即可。

这样Excel就会自动替您将单元格中的行和列对调过来，结果如下图。

自定义数字显示格式
选择好范围之后，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“单元格格式”，在对话框中选择“数字”选项卡，单击自定义，在右边“类型”中可输入自定义的数字格式。
你需要了解自定义格式中常用符号的意义，可以通过选择其它已有分类观看“示例”来得知符号的意义。例如，在对日期进行格式化时，想找到这样的格式97－06－01，但在已有格式中没有找到这种格式，于是采用自定义的方法 ：首先通过观察发现y－表示年，m－表示月，d－表示日，然后在自定义框中输入yy－mm－dd，这样所有日期都变成8个字符了，便于查看。
定制数据对齐格式
Excel的格式工具栏上提供了 “左对齐”、“右对齐”、“居中”、“跨行居中”四种方式，这只是常用的四种方式。如果你想使用其它的方式，可先选择好范围，然后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”，在对话框中选择“对齐”选项卡，此处提供八种水平对齐格式、五种垂直对齐格式。
在“对齐”对话框中还有一个“自动换行”复选框，它的主要用途是：当某一单元格的内容较长时，为了数据表的美观，将超过单元格列宽内容的字符串移到下一行。
注意：自动换行对数字无效，若数字长度超过列宽，则出
现＃＃＃＃字样，以科学计数法表示。
格式拷贝技巧
格式拷贝的功能是将某一格式化操作复制到另一部分数据，具体方法是：
选择含有所需格式的单元，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后选择要格式化的数据，松开鼠标左键即可将格式拷贝过去。
如果要用此格式进行多个相同的复制操作，可以选定格式后双击“格式刷”按钮，此后可进行多次复制操作，直到再单击“格式刷”按钮或按Esc键退出当前格式化操作。
创建同类型图表
在Excel 97中可将当前图表格式保留下来，以后只需直接引用，就能使相似数据图表化。
建立自定义图表:
1.选中工作表中的图表，然后选择“图表”菜单下的“图表类型”命令(见右图）。

2.选择“自定义类型”标签，选中下方的“自定义”选项。
3.在“图表类型”框中选中默认项，单击“添加”按钮。
4.在“格式名称”输入框内输入该图表格式名字后，单击“确定”按钮。
5.单击“确定”。
应用方法:
1.选中工作表中的数据后单击“图表向导”按钮。
2.单击“自定义类型”标签，选中下方的“自定义”选项，选中该图表格式的名字。
3.单击“完成”按钮即可。
定制自己的特有格式
如果用户想使数据表经常使用某一格式，则可定义自己的样式。方法是：
执行“格式”菜单下的“样式”命令，在“样式”对话框中的“样式名”文本框中输入自己的样式名称，比如“My样式”，在下面的各种选项中可选择需要自己定义的各种样式。
如果需要修改某一选择的样式，可单击“更改”按钮，将会弹出“单元格格式”对话框，在此处修改样式后单击“确定”返回样式对话框，然后单击“确定”按钮保存自定义样式，以后就可以随时使用该样式。
制作模板
在一个新的工作簿中，定义好所有您所需要的数据格式，然后选择“文件”菜单中的“保存”命令，在“保存”对话框中将文件类型保存为“模板.xlt”，将它取名为book.xlt，并且存于Excel的启动目录中。这样当下次启动Excel时，新表格的格式就是模板中所定义的模样了。
模板文件除了能保存数据的格式信息外，它还能保存诸如字体类型和大小、打印设置以及网格线设置等等信息。
(陆海胜）