用WPS 2000制作公文 用WPS 2000制作公文，可以说是目前各类编辑软件中最好的工具了，下面就以一个标准文件的制作过程为例，简要介绍一下WPS 2000制作公文的程序，实际应用中可以据此而触类旁通、举一反三，总结出各种文本文档的制作方法， 制作出格式规范、样式优美的文件。 一个标准的文件，应包括以下几个部分：①版头(文件头)、②发文字号、③文件标题、④主送机关、⑤正文、⑥落款(印章、发文机关、行文时间)、⑦附件、⑧抄送机关。而其中①②⑥三项的内容总是固定的，③④⑤三项的格式往往是相同的，⑦⑧两相则时有时无，所以，对于经常发布大量文件的单位来说，可以把①～⑥项制成模板，需要时调出模板文件填充内容即可。
无论是编辑普通文件的文字(通常称做文本)、还是制作模板、或是在模板文件中填充文字内容，文字编辑的基本方法是相通的，所以应当首先学会如何编辑文本。
文本编辑通则
1.输入文本
启动WPS 2000后，系统自动打开一个名为“新文件1”的空白文件，在文本编辑区闪烁的“|”型光标处即可输入文本。根据纸张大小和页边距宽度的不同，文本版心的宽度都会不一样，当输入的一行文本到达边框位置后，系统会自动换行，只有当一段全部输入完毕后，才可以按回车键另起一段，否则，当在“文件/页面设置…”菜单项打开的“页面设置”对话框中改变了纸张大小、页边距进行段落重排时，原来设置好的文本格式就会被打乱。
2.设置文本样式
较短的文件，可以直接通过改变字体字号的方法使各级标题与正文的样式有所区别。对于长文件而言，可以通过文字工具栏中的样式按钮设置各级标题文字的样式，这样便于以后自动从文档中提取目录。WPS 2000安装时已经提供了丰富的样式，如果仍觉得不够用或对它们不满意，则可通过“文字/定义样式…”菜单项打开的“定义样式向导”定义自己的样式，或通过“文字/样式管理…”菜单项打开的“样式管理器”对话框修改原有的样式。（如图1）

3.设置字体字号
选定一些文字(按下鼠标左键拖曳使文字反白显示)后，通过文字工具栏中的字体、字号按钮即可改变选定文字的字体、字号，四个按钮分别使选定文字变为粗体、斜体、加下划线和改变文字颜色。这里设置的字体都是标准字体，如果需要长型、扁型或其它长宽比的字型，则要通过“文字”/“字体…”菜单项打开的“选择字体”对话框中的相应项目设置。
4.设置段落格式
选中一个段落(光标置于该段中即可)，用文字工具栏中不同对齐方式的四个按钮可使该段左对齐、居中、右对齐排列或撑满行宽排列。每段首行缩进(空格)的宽度，可以通过调整水平标尺(用“查看/水平标尺”菜单项打开)上沿的倒三角形滑块的位置改变。如需改变每段的行间距、段前段后间距，则需在“文字/段落…”菜单项打开的“段落属性”对话框中实现。(如图2)

上述的许多操作也可以用鼠标右键调出的快捷菜单实现。知道了文字编辑的基本方法，下面就该看看怎样……
制作公文模板
1.制作版头
版头文字可以用输入正文的方法输入，然后调整字体字号和颜色，但很多单位的文件版头是单独印刷然后套印正文的，所以最好使用“单行文字”工具输入，这样一是可以在采用套印方式印发文件时只在屏幕显示而不打印出来，二是可以任意改变字体大小和长宽比而不受字号字型限制，三是可以锁定它的位置、不至因改变其它参数或操作失误造成错位。
以和平市政府办文件为例，用“插入/单行文字，外形/矩形”菜单项打开单行文字工具、用鼠标拉出文字输入框，输入“和平市人民政府办公室文件”。在文字上单击鼠标右键，用快捷菜单的“对象属性…”命令打开“单行文字”对话框：在“文字效果”选项卡中，“字体”选宋体、黑变体或中长宋、姚体，“字号”选自动，“字色”选红色，“效果”选粗体;然后单击“确定”关闭对话框。（如图3）

在文字上单击鼠标左键选定这个对象，然后点住它一个角上的缩放点拖动，字的大小会跟着改变，等版头文字的大小和位置合适后，再次打开“单行文字”对话框:在“位置尺寸”选项卡选中“锁定对象”复选框，确定后版头文字即被固定在当前位置;如采用套印方式、应同时选定“不打印”，这样在屏幕上能显示的版头在打印时却不出现。
设置好版头文字后，回车、留出发文字号的位置和空行，然后插入一条分隔横线。方法是:在工具栏上单击鼠标右键，用快捷菜单的“图形工具”激活图形工具栏，单击其中的直线按钮，用鼠标拉出一条等于页面宽度的直线，在线上单击鼠标右键、用快捷菜单的“对象属性…”打开“直线”对话框：在“边线端点”选项卡中，“边线风格”的“类型”选实线、“宽度”选0.8左右，“颜色”选红色；在“位置尺寸”页选中“锁定对象”、亦可同时选定“不打印”；确定后版头制作即告完成。（如图4）

2.发文字号、文件标题、主送机关和正文
在预留的发文字号位置点亮光标，单击居中按钮，输入“和办文[2001]X号”(其中的“X”根据实际发文编号随时可改变)，设置好字体字号即可。
在分隔线下单击鼠标，单击居中按钮、输入文件标题文字、并设置好字体字号。回车换行、单击左对齐按钮、并调整水平标尺上沿的首行缩进滑块使行首不留空格，输入“ＸＸＸＸ：”(代表主送机关)。回车换行，设首行空两格，输入“ＸＸＸＸ。”(正文)并设置好字体字号。
3.输入落款
回车换行，单击右对齐按钮，输入“和平市人民政府办公室”。换行、输入“二○○一年Ｘ月Ｘ日”(通过“插入”→“日期与时间…”菜单项可快速输入当前日期)，设置好字体字号即可。
4.制作印章
用单行文字工具逐字输入“和平市人民政府”(每个字作为一个对象)，将6个单行文字全部选中。选中的方法是：先单击选中一个，然后按住Shift键逐个的单击。在对象上单击鼠标右键，用快捷菜单的“对齐/对象排列…”打开“对象排列”对话框：在“沿弧排列”页的“对齐点”框中选定“圆心”单选按钮，“半径”设为18.5、“间距”设为38(字越多间距度数越小)，“排列方式”框中选定“沿上边”单选按钮，“确定”后文字即排成印章的圆形。（如图5）

用单行文字工具输入“办公室”，字间留半个字的空格。
用单行文字工具输入一个“★”:用“查看/工具条/图文符号库”菜单项打开“图文符号库”窗口，双击打开“星形”库、单击“☆”图标，将光标移到编辑窗口，单击即得到☆。鼠标右键单击它、用快捷菜单的“对象属性…”打开“正多边形”对话框:“填充阴影”选项卡的“填充风格”框中选择“填充”单选按钮，“底色”选红色，“底纹”选无;在“边线端点”选项卡中，“边线风格”的“类型”选空线;“确定”后就得到了红五星。（如图6）

用“图形工具”的工具绘制圆形印章外框(鼠标拖曳时按住Shift键可得到正圆形)，鼠标右键单击它、用快捷菜单的“对象属性…”打开“椭圆(弧)”对话框：在“边线端点”页中将边线设为“闭合”的红色实线，宽度设为1.2;在“位置尺寸”页中将宽度和高度都设为40;确定后就成了印章的边框。将印章文字、红五星、印章边框四个对象拖曳叠加在一起并使其中心对齐，鼠标右键单击它、用快捷菜单的“组合”将它们组合为一个对象。再单击鼠标右键，用快捷菜单的“对象属性…”打开“组合对象”对话框：“文字效果”页中的“字体”选三号，“字号”选宋体，“字色”选红色，“字型”选长宽比(%)=90，“效果”选粗体;“确定”后即成标准印章文字。
版头、正文、印章等制作完毕，文件模板就成型了，需要的还可加入机密等级、附件、主题词等项目的预设内容。校对无误后保存，下次再编辑文件直接调用模板，工作负担就小的多了。
保存和调用模板
模板制作完成，就可以保存了。通过“文件/保存为模版文件…”菜单项打开“保存模版文件”对话框：在模板名栏中输入“和府办文件”名字，单击“确定”按钮--大功告成。
再次启动WPS 2000后，通过“文件/建立新文件…”菜单项打开“创建新文件”对话框：选择“和府办文件”公文模板，只需按编辑文本的通用方法在其中填充正文，就可快速地编辑出格式规范的文件，工作效率大大提高。其实，前面的操作，未保存前也无所谓模板还是普通文档;把它保存为模版文件它就是模板，做正常的保存它就是一般文档。可见，编辑方法是通用的，只要学会了一种操作方法，编辑其它类似文档的难题也就迎刃而解了。
公文文件的后期处理
1.校对
通过“文字/文字校对…”菜单项，打开“文字校对”对话框：选择一个校对级别、选好特殊识别项目，单击“开始”按钮即可依其中的提示进行文本校对，这样能收到事半功倍的成效。不过，人工校对也是必不可少的、尤其是重要文件。（如图7）

2.打印
公文编辑完毕即可打印。打印前不妨通过“文件/打印预览…”菜单项或常用工具栏的“打印预览”按钮打开预览窗口看看页面效果，满意后用预览窗口的“Ｐ. 打印”按钮执行打印任务，而自己却能通过预览而对页面格式胸有成竹，何乐而不为呢！
打印中还有一个问题:在制作模板时，我们建立的模板往往只有一页，而实际印发的文件一般是多页的，这时，模板中叠印在落款上的印章就要错位了，没关系，定稿后单击选中它移到落款上即可。
3.作为E-mail发送文件
WPS 2000可以把编辑好的文件作为E-mail附件直接发送，但发送前首先要保存文件，单击常用工具栏中的“保存”按钮即可保存。用“工具/发送邮件…”菜单项能打开系统默认的E-mail程序，编辑好的文件会自动添加到E-mail程序的“附件”栏中，使用非常方便--当然，若是第一次使用WPS 2000的邮件功能，还必须用“发送邮件…/设置…”命令为他连接一个默认的E-mail程序。

（王曜卿）