学用Excel 7.0中文版 前言 Microsoft Excel中文版是当前最为优秀的办公室电子报表处理软件，广为流行的是7．0版本。本讲座主要针对7．0版本，面向办公室和家庭用户，通过具体的应用实例，学习Excel最常用的功能和有关操作，为初学者较快地掌握Excel打下良好基础。 本文分三讲：1.制作表格；2．输入与计算；3．数据排序、筛选和分类汇总。 第一讲 制作表格
使用Excel来制作表格，不仅操作简单、制作迅速，而且可完成各种类型的表格，并随意选择表格所需的边框线、插入或删除行、列、改变行高或列宽、调整标题的对齐方式、放大或缩小字体。现从人们经常遇到的例子人手来学习制作表格。
制作方法如下：

一、常用工作表的命名
运行Excel7．0，创建一个Excel新工作表簿文档，在工作窗口的下部，可看到一系列表格标签，如：Sheetl、Sheet2、Sheet3等，我们可以使用常用工作表名来替换它们，方法是，依次单击Sheetl、SheetZ、Sheet3等标签，选择菜单栏中的“格式”→“工作表”→“重命名”，按常用工作表名称分别予以命名。

二、常用工作表簿的制作
单击重命名的工作表标签，即可在各工作表间切换。假定我们需要制作“日常储蓄登记表”，可按下列操作步骤进行：
1．单击“日常储蓄登记表”标签，在工作窗口内的顶端行依次输人表格的列标题：姓名、存款日、帐号、金额、存期、利率和年利息，使用鼠标选定顶端行，单击格式栏中的“置中对齐”按钮，使各列标题位于其单元格的中间。
2.调整列宽，可单击列中的任一单元格，选择菜单栏中的“格式”→“列”→“列宽”，输人所需的数值。
3．拖动鼠标选定制表区域，单击菜单栏中的“格式”→“单元格”→“边框”，从边框线型栏内选择较细的线型，分别加人到“外边框”、“上边框”、“下边框”、“左边框”、“右边框”栏内，按下“确定”按钮；而后再从边框线线型栏内，选择较粗的线型，加人到“外框”标志栏内，按下“确定”按钮。

三、常用工作表簿的保存
如需将常用工作表簿的文件存人“我的公文包”。可单击“文件”→“另存为”，打开保存文件对话窗口，键人文件名，在“路径”列表框中单击“硬盘驱动器盘符”，选择“我的公文包”，按“确定”按钮。

四、需说明的几个问题
1．如果制作的工作表不规则，最好单击菜单栏中的“工具”→“选项”，在“窗口选项”去除网格线标记，然后再依次选定区域、添加边框，完成表格的制作。
2．在制表过程中，如需对某行的宽度进行调整，可单击该行的任一单元格，选择菜单栏中的“格式”→“行”→“行高”，输入所需的数值。
3．制作的表格如需插入行（列），可在要插入行（列）的后一行（列）单击，选择菜单栏中的“插入”→“行”或“列”；如需删除某一行（列），可单击该行（列），选择菜单栏中的“编辑”→“删除”。
4．当某一表格打开后需要打印时，可单击表格顶端行，选择菜单栏中的“插入”→“行”，在表格上部出现的空行中第一个单元格内输入该表格的标题，而后使用鼠标选定该空行与表格平齐的部分，按下格式栏中的“跨列置中”按钮，使标题居中。
5．改变标题或列标题的字体大小，首先要选定它，而后通过选择格式栏中的“字号”下拉列表中的字号来完成。
6.制表时出现错误操作，可使用工具栏中的“撤消”按钮，予以撤消。

第二讲 输入与计算
用户日常需要处理的数据，往往是多种类型的，如数字、文本、日期和货币等。Excel为用户输人数据提供了范围广泛的格式，并配备了大量的公式和函数；在输人过程中，还可以方便地移动、复制单元格中的数据和公式，改变数据的字体大小和在单元格的对齐方式。借助Excel的这些特性，我们能快速、准确地在表格中输人多种格式的数据，并完成多种运算，制作出的数据表即美观又符号实际需要，现仍以上讲中的“日常储蓄登记”为例，学习如何在表格中输人数据及计算。
假定该空表格存放在文件名为“家庭常用工作表簿”的 Excell作表簿文档内，而“家庭常用工作表簿”位于“我的公文包”中。
如果我们需要将家庭中个人存款单的有关数据输入到“日常储蓄登记”表中，然后对各存款单的年利息进行计算，并对各存款单的金额及年利息进行汇总，可按照以下步骤进行：

一、打开表格
双击“我的公文包”图标，双击“家庭常用工作表簿”，打开该表。

二、对表格中的数据格式进行设定
1．“姓名”列上的数据一般为汉字，系统自动按文本格式设置，在此不必设定。
2．“存款日”列上的数据可按日期格式设定，但按此格式输人日期容易出现差错，在此不做设置，系统默认为常规格式。
3．“帐号”列、“存期”列上的数据均按文本类型设置。设置时，分别单击C、E，然后单击菜单栏中的“格式”→“单元格”，选择“数字”标签，在“分类”下拉列表中选择“文本”，按下“确定”按钮。
4.对“金额”列的数据按货币格式设定，单击D，而后单击菜单栏中的“格式”→“单元格”，选择“数字”标签，在“分类”栏中单击“货币”，在“货币符号”下拉列表中选择所需的货币符号，在本例中，我们设定为“￥”（人民币符号）。
5．“利率”列上的数据一般要精确到小数点后两位，设定时，单击F，然后单击菜单栏中的“格式”→“单元格”，选择“数字”标签，在“分类”栏中单击“数值”，在“小数点后位数”栏内填写“2”。
6.“年利息”列上的数据要分别进行“数据”和“货币”格式的设定，“数据”格式的设定同5，“货币”格式的设定同4。

三、数据输入
假定要输人的区域为2至9行，A至F列以及A10单元格。按住Ctrl键，单击A10单元格，而后将鼠标移到A2单元格，沿对角线方向将其拖动到F9单元格，选定该输人区域，逐行开始输入数据。输人的第一个数据将被放在A2单元格，使用Tab键，依次移到右方单元格继续输人；当输人到行本，使用Tab键，可自动转到下一行第一个单元格。
当要输入某一单元格、行、列的数据与已输人单元格、行、列的数据完全一致时，可使用格式栏中的“复制”和“粘贴”命令，把它复制过来，而后再选定未输人数据的区域，继续输人。输人全部数据后，单击格式栏中的“置中对齐”按钮，使每个数据位于所在单元格的中间。
在输入中需注意以下几个问题：
1.在“姓名”列上，可直接输入汉字。
2．在“存款日”列上，可按“XX（年）XX（月）XX（日）”格式输入，如960712。
3.在“帐号”列上，按存款单上的帐号直接输入。
4．在“金额”列上，直接输入金额数值，Excel会自动在数值前加上￥。
5．在“存期”列上，按照文本类型输入，如1年。
6．如果上一个单元格输入错误，可单击工具栏中的“撤消”按钮，予以撤消；修改任一单元格的数据，可单击该单元格，通过键入新的数据来替换原有的数据，也可以移动鼠标双击数据中错误字符的前后，而后使用Delete或Backspace键，予以删除，并新增字符。

四、计算数据
在输人全部数据后，需要对各存款单年利息进行计算，并对各存款单的金额及年利息进行汇总，具体操作如下：
1.计算G2单元格的数值，可单击G2单元格，移动光标到“编辑栏”单击后，输人= D2*F2／100，按下“√”键。
2．计算G3到G9单元格的数值。可移动鼠标到G2单元格的右下角，鼠标的形状变成“＋”，向下拖动鼠标到G9单元格，即能完成这些单元格的数值计算。
3．计算D10单元格的数值，可单击D10单元格，移动光标到“编辑栏”单击后，输人=SUM（D2：Dg），按下“√”键。
4．计算G10单元格的数值，可单击D10单元格，按下工具栏中的“复制”按钮，然后再单击G10单元格，按下工具栏中的“粘贴”按钮。
至此我们就完成了在“日常储蓄登记表”中输人数据和计算的工作，单击菜单栏中的“文件”一“保存”，可将该表保存在原有的路径上。

第三讲 数据排序、筛选和分类汇总
前面我们介绍了Excel在表格制作、数据输人和计算方面的功能和操作方法。其实，Excel还具有一般数据库程序的功能，即当我们单击菜单栏中的“数据”时，Excel将把每张数据表都看成是一个数据库，列标题看成是数据库的字段名。因此，它可以十分方便地对各种数据表进行数据排序、筛选和分类汇总。现仍以上一讲中的“日常储蓄登记表”为例来学习具体的操作：

一、打开表格
双击“我的公文包”，双击“家庭常用工作表簿”，打开该表。

二、数据排序
假定我们要按“存款日”的先后次序排序，可选定该表（不含合计行），单击菜单栏中的“数据”→“排序”，在“主要关键字”下拉列表中选择“存款日”，按下“确定”按钮，此时表中的有关数据行将按“存款日”的先后次序重新排列。

三、数据筛选
假定我们想查询有关某人存款金额超过1000元的存款单情况，可选定该表，单击菜单栏中的“数据”→“筛选”→“自动筛选”，该表的列标题右侧将出现下拉列表的向下箭头，然后打开“姓名”下拉列表，选择“赵小青”，按下“确定”按钮；打开“金额”下拉列表，单击“自定义”，选择关系运算符为‘大于”，输人“1000”，按下“确定”按钮；满足上述条件的数据行将显示出来。

四、分类汇总
假定我们要按“姓名”对“金额”和“年利息”进行分类汇总，可选定该表（不含合计行），单击菜单栏中的“数据”＋“排序”，在“主要关键字”下拉列表中选择“姓名”，按下“确定”按钮；而后再单击菜单栏中的“数据”→“分类汇总”，在“分类字段”下拉列表中选择“姓名”，在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”，在“选定汇总项”栏内选择“金额”和“年利息”，按下“确定”按钮。分类汇总的结果将显示出来。
说明：
当完成了有关数据的排序、筛选或分类汇总等任一种操作后，如希望将屏幕上显示的结果返回，可使用工具栏中的“撤消”按钮来完成。

（赵时杰）