Excel办公实用小技巧 一、在Excel中巧写月份 月度报表的标题中常含有月份数值。在实际工作中利用函数自动填写月份，感觉十分方便。 我们使用Excel制作的一个报表(模板)标题是“×市×局×月份在职职工工资表”。这个表是当月修改，当月打印。所以，采用以下两个步骤输入标题： （1）将标题所占据的各单元格合并。
（2）在合并的单元格中输入：=“烟台市农机局”&MONTH(NOW())&“月份在职职工工资表”。
这样，每月编写(修改)打印工资表时，函数MONTH()和函数NOW()便自动将机器内的月份数返回并写入标题中。
另一个报表的标题是“×月份收入支出情况表”。与第一个工资表不同的是，此表编报、汇总并打印的是上一个月的收入/支出情况，所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。采用下述方法可解决这一问题，即在合并后的单元格中输入：=IF(MONTH(NOW())=1，12，MONTH(NOW())-1)&“月份收入支出情况”。这样，当1月份编报此表时，标题中自动显示“12月份收入/支出情况表”；而在2～12月编报报表时，标题中自动显示上月的月份数值，例如2月份编报的报表标题是“1月份收入/支出情况表”。
二、快速输入大写中文数字
Excel具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功能（如它可自动将123.45转换为“壹佰贰拾叁点肆伍”），这就极大的方便了用户对表格的处理工作。实现这一功能的具体步骤为：
（1）将光标移至需要输入大写数字的单元格中。
（2）利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如123.45）。
（3）右击该单元格，并从弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在“单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡。
（4）从“分类”列表框中选择“特殊”选项；从“类型”列表框中选择“中文大写数字”选项。
（5）单击“确定”按钮，用户输入的123.45就会自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”，效果非常不错。
三、在公式和结果之间进行切换
一般来说，当我们在某个单元格中输入一些计算公式之后，Excel只会采用数据显示方式，也就是说它会直接将计算结果显示出来，我们反而无法看到原始的计算公式。用户若拟查看原始的计算公式，只需按“Ctrl + `”键（后撇号，键盘上浪线符~的小写方式），Excel就会在计算公式和最终计算结果之间进行切换。不过此功能仅对当前活动工作簿有效，用户若拟将所有工作簿都设置为只显示公式，则应采用如下方法：
（1）选择“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框。
（2）单击“视图”选项卡，复选“窗口选项”栏中的“公式”选项。
（3）单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。
四、在Excel中自动为表格添加序号
Excel具有自动填充功能，它可帮助用户快速实现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”之类的数据填充工作，具体步骤为：
（1）在A1、B1单元格中分别输入“第1栏”、“第2栏”字样。
（2）用鼠标将A1:B1单元格定义为块。
（3）为它们设置适当的字体、字号及对齐方式（如居中、右对齐）等内容。
（4）将鼠标移至B1单元格的右下角，当其变成十字形时，拖动鼠标向右移动，直至J1栏为止。
（5）放开鼠标，则A1-J1栏就会出现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”的栏号，且它们的格式、排列位置都完全相同，从而满足了用户为表格添加栏号的要求。当然，我们也可采用同样的办法在Excel表格中自动设置F1、F2或第1行、第2行之类的行号，操作十分方便。
五、在Excel中对特殊文字进行处理
你也许从不用Excel来完成短篇文章或报告(其实Excel也能做得很出色)，但在Excel工作表中必然会遇到一些文字处理过程，因此，如何将文字内容安排妥当，将是一件重要的工作。除了常规的文字字体、字号、字型、颜色，下划线、对齐的编辑处理外，还要注意以下几项：
1．自动换行
当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换行(行高随之改变)。步骤：
（1）选中欲设定自动换行的单元格或范围。
（2）选中“格式”菜单中的“单元格”命令。
（3）在“单元格格式”对话框中选中“对齐”选项卡。
（4）选中“自动换行”复选框并确定。
2．强行换行
同一单元格内，有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是光标移到在需要换行的位置上同时按下“Alt+Enter”键(使用强行换行时，系统会同时选择自动换行功能)。
3．文字旋转
工作表中有时需要直排或旋转数据的方向。方法是在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡，然后在“方向”框中选中所要的格式。
4．文本类型的数字输入
证件号码、电话号码、数字标题等需要将数字当成文本输入。常用两种方法：一是在输入第一个字符前，键入单引号“'”；二是先键入等号“=”，并在数字前后加上双引号“”"。请参考以下例子：
键入'027，单元格中显示027；
键入=“001”，单元格中显示001；
键入=“”“3501”“”，单元格中显示“3501”(前后加上三个双撇号是为了在单元格中显示一对双引号);
键入=“9'30”“，单元格中显示9'30”；
5．上下标的输入
在单元格内输入如103类的带上标(下标)的字符步骤：
（1）按文本方式输入数字(包括上下标)，如103键入'103。
（2）用鼠标在编辑栏中选定将设为上标(下标)的字符，上例中应选定3。
（3）选中“格式”菜单“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框；在“字体”选项卡中选中上标(下标)复选框，再确定。
六、克隆Excel的表格数据
1．克隆Excel表格
在实际工作中应用的表格数据具有不同的特点，比如:一个表格的某一列数据与另一表格的数据相同;一个表格的某一行(列)数据相同；一个表格的某一行(列)数据呈等差(1、3、5、7、9)等特点；这数据的输入当然可以直接输入，但如果使用克隆功能可以大大提高数据输入效率和数据的准确性。
2．克隆Excel表格数据的方式
数据的克隆可以在表格单元纵横两个方向上进行，在横的方向上，可以向右克隆，即用最左边的单元内容向右复制;也可以向左克隆，即用最右的单元内容向左复制。在纵的方向上，可以向下克隆，即用最上面的单元内容向下复制;可以向上克隆，即用最下面的单元内容向上复制。其克隆方式有四种：
（1）相同数据的克隆。
（2）有特点数据的克隆。
（3）自定义序列的克隆。
（4）工作表间的克隆。
3．“克隆”Excel表格数据的操作过程
（1）相同数据的克隆
首先确定克隆数据的范围，其次单击“编辑”菜单，单击“填充”命令，然后选择克隆的方向。
（2）序列数据的克隆
在同列不同行输入连续的数据或等比、等差数据。首先确定克隆的范围输入第一数据，其次单击“编辑/填充/序列”命令;在打开的“序列”对话框中选择适合目标的选项。
（3）自定义序列的克隆
Excel已定义了部分序列，但是实际工作中需要序列可能不存在，如上级单位下属单位名称，这时就需要自定义序列。
自定义序列的操作步骤:首先单击“编辑/自定义序列”命令，在右边的文本框中输入定义的序列。
（4）工作表间的克隆
如果把当前工作表的内容复制到其它工作表中，操作步骤如下：首先确定同组工作表，按住“Ctrl”键同时单击其它工作表，这样就建立了同组坐标;其次单击“编辑/填充/至同组工作表”命令，在打开的对话框中有全部、内容、格式三个选项，可任意选取。
七、有效性检查的设置
Excel 2000可以对单元格内的数据类型进行限制(例如，只能输入整数、小数或时间等)，并能核对输入单元格的数据定义域，否则可以拒绝输入或提出警告，这一功能称之为“有效性检查”。以小数(其它数据基本类似)的有效性检查为例，其设置方法是：
（1）选中单元格或单元格区域。
（2）单击“数据/有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。
（3）打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表，选中允许输入的数据类型，本例应选中“小数”项。
（4）在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑，如介于、小于、大于或等于，然后指定数据的上下限。如果你选择的数据范围逻辑为“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”选项中输入具体数值，还可以为它指定单元格引用或公式。
（5）如果允许数据单元格为空，则应选中“设置”选项卡中的“忽略空值”选项，反之则应将该选项清除。
有效性检查设置结束后，一旦输入有效范围以外的数据，回车后，Excel 2000就会弹出“输入值非法”对话框，单击“重试”按钮，可修改已输入的数据，单击“取消”按钮，可清除已输入的数据。
如果想取消对单元格或单元格区域的有效性检查，只须按以上步骤打开“设置”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。
八、用“有效性检查”设置出错警告
数据录入错误几乎是不可避免的，有效性检查仅能查出输入的数据是否有问题，但不能给出纠正的方法。对此，可以在进行有效性检查的同时设置出错警告，在数据录入错误发生时提示用户如何操作。出错警告的设置方法是：
（1）选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域。
（2）单击“数据/有效性”命令，单击“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡。
（3）选中“输入信息”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”选项，在“样式”下拉列表中选择“终止”、“警告”和“信息”三种警告方式之一。
（4）在“标题”框内输入警告的标题(可选)，然后在“出错信息”框内输入发生错误的原因及纠正的方法。完成后，单击“确定”按钮。
此后，只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据，Excel就会按你设定的方式对用户进行警告。
取消出错警告的方法与上述方法类似，也是先选中设置了出错警告的单元格或单元格区域，打开“出错警告”选项卡后，单击“全部清除”按钮即可。
九、让Excel自动打开用户工作簿
XLSTART目录是Excel的专用启动目录，Excel每次启动时都会检查该目录，如果有文件就自动执行（或打开）该目录中的所有文件，否则就直接启动并创建一个新的工作簿供用户使用。利用这一功能，我们只需为常用的工作簿在XLSTART目录中建立一个快捷方式即可达到让Excel在启动时自动打开这些工作簿的目的。如某用户每次启动Excel时都要处理C:\My Documents目录中“奖金”工作簿，则可使用鼠标将C:\My Documents目录中的“奖金.XLS”文件右拖到Program Files\Microsoft Office\Office\XLSTART目录中，然后在弹出的快捷菜单上选择“在当前位置创建快捷方式”命令，为“奖金”工作簿在XLSTART目录中创建一个快捷方式，此后每次启动时，Excel都会自动打开“奖金”工作簿供用户使用，非常方便。
同时我们还可以更改Excel系统启动目录。上面提到，我们只需将有关文件保存到XLSTART目录中，Excel启动时就会自动运行该文件，不过经常对系统目录进行操作可能会对系统安全造成的影响（XLSTART目录是一个系统目录，一般情况下我们不应将过多的文件存放在该目录中）。别着急，除了专用启动目录之外，Excel还提供了替补启动目录功能，即允许用户将任意一个目录指定为Excel的替补启动目录，然后在启动时自动打开该目录中的文件，从而增强了我们日常操作的灵活性。为Excel指定替补启动目录的步骤为：
（1）在硬盘的合适位置建立一个常用Excel工作簿保存目录（如在“C:\My Documents”下再建立一个 “Excel”目录），将常用的Excel工作簿文件都保存到该目录中。
（2）启动Excel，单击“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框。
（3）单击“常规”选项卡。
（4）在“替补启动目录”对话框中输入常用Excel工作簿所在目录（如C:\My Documents\Excel）。
（5）单击“确定”按钮。
此后Excel就会以“C:\My Documents\Excel”目录作为替补启动目录，它在每次启动时都会自动打开该目录中的所有工作簿，方便了用户的使用（“替补启动目录”与XLSTART目录并不冲突，当我们设置了“替补启动目录”之后，Excel将同时打开XLSTART目录和“替补启动目录”中的所有文件，二者共同发挥作用）。
十、一次打印多个工作簿的技巧
有时需要打印的工作表不在一个工作簿中，这样只有频繁地选择打开、打印才能打印多个工作簿的内容，其实，我们也可以一次打印多个工作簿，但首先要将需要打印的所有工作簿存放在同一文件夹内。然后：
（1）单击“文件”菜单中的“打开”命令。
（2）然后按住Ctrl 键，再单击选定需要打印的每一个文件名。
（3）单击“命令和设置”按钮，然后单击“打印”命令。这样就可以一次打印多个工作簿的内容了。
另外，改变打印机分辨率，以一种低分辨率的方式来打印可以缩短打印时间。
十一、打印行号和列标
行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置。行号就是工作表中每一行左侧的数字；列标就是工作表中每一列顶端的字母。一般在打印时都不会打印出来。要使行号和列标能打印机出来，按以下步骤操作：
（1）请单击相应的工作表。
（2）单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击“工作表”选项卡。
（3）选中“行号列标”复选框。
十二、使工作表打印在纸张的正中
当需要打印的数据较少时，如果直接打印，就会使打印的数据在一页的顶端而影响美观，可以通过设置使打印的数据在纸张的正中。具体操作步骤是：
（1）单击“文件”菜单的“页面设置”命令，然后单击“页边距”选项卡。
（2）如果要使工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，请在“居中方式”标题下选中“水平居中”复选框。如果要使工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，请在“居中方式”标题下选中“垂直居中”复选框。
（周国卿）