使用Word 97“自动编写摘要”功能 中文Word 97为用户新增了“自动编写摘要”的功能，善用这项功能，可以减轻我们的工作量并提高工作效率。 Word 97“自动编写摘要”的方法是：通过查找文档中使用最频繁或与标题（主题）有关的关键词，再找到与这些关键词有关的句子或是使用关键词较多的句子，然后根据用户所设定的“摘要”长度，从文档中不同段落中抽取出符合上述要求的句子，形成一篇文章的摘要。 Word 97在‘咱动编写摘要”时，还会将选中用来作摘要的关键词和句子复制到文档“属性”中“摘要信息”选项卡上的“关键词”和“备注”框中，为以后查找和检索文章提供方便。如果不想改变“属性”中原有的“摘要信息”中的内容，可在打开“自动编写摘要”对话框时，将“更新文档统计信息”复选项清除。

一、控制自动选进摘要的内容
打开“工具”菜单，选择“自动编写摘要”命令，出现 “自动编写摘要”对话框。在“摘要类型”中选用“突出显示要点”，在“摘要长度”的“相当于原长的百分比”中取一个百分比数值。取值时，如果文章的主要论点比较分散，或要编写进摘要的文字（句子）在文章中各段落间分布不太均匀，则此值宜取大些。单击“确定”按钮，返回到编辑窗口。
这时，被“摘要”选取的文字高亮条显示，没有被选取的文字呈浅色显示。在此视图中，同时会出现“自动编写摘要”的工具条。
浏览查看高亮显示的那些文字，观察这些文字内容是否接近需要编写的摘要内容。如果文章中有较多需要编写进摘要的句子没被选取到，将此数值调大；反之，可调小些，但应尽量使需要放进摘要的内容都被选取到。这样在以后对摘要进行编辑修改时，主要做的工作就是删除多余句子，比新键入文字要快得多。
通过以上调整，使选取到摘要中的内容能大体符合作者的意图。如果文章较短，且对文章的内容熟悉，可单击“自动编写摘要”工具条上左边“突出显示／只显示摘要”按钮，进人到只显示有摘要内容的文档中。此时，可对摘要内容做手工修改。可一边修改，一边调整摘要的百分比数值，增加或减少摘要的内容，提高修改速度；如果对原文档内容不很熟悉或摘要内容较长，对查看的内容满意后，记住“自动编写摘要”工具条窗口中所显示的百分比数值。最后单击“自动编写摘要”工具条上的“关闭”按钮，转到下步手工添加摘要内容的操作。

二、手工添加和修改摘要内容
进人“自动编写摘要”对话框，在“摘要类型”中选“新建一篇文档并将摘要置于其中”，在“相当于原长的百分比”框填人上步操作中最后使用的数值，单击“确定”按钮，此时出现默认名为“文档x”的一篇新word文档。其中的内容就是上面我们已经浏览过的“自动编写摘要”功能所选取到的内容。
单击“窗口”菜单，选择“全部重排”命令，使原文档与摘要文档同屏显示。若当前操作不在原文档窗口，用鼠标单击原文档所在窗口，使操作转到原文档窗口。
再次打开“自动编写摘要”对话框，选定“相当于原长的百分比”数值，在“摘要类型”中选“突出显示摘要要点”，按“确定”按钮，使原文章处于“摘要视图”状态。通过与同屏显示的摘要文档内容对比，就可以很容易从原文章中找到需要添加进摘要文档中的句子。找到后，用文档间拷贝的方法，将需添加进摘要的内容从原文章中拷贝进来。
需添加进摘要的内容添加完后，再将摘要文档中不需要的文字删除，并进行必要文字润色和整理。

（王子玉）