Word技巧荟萃 Word 97使用技巧 为word文件减肥 大家也许会注意到Word保存的doc文件往往很庞大，一个才千把字的小文章往往会有近百K的大小，这样就增加了存储的负担，笔者偶得一法，用来发觉效果很好，与大家分享：打开原文档，再用“文件”菜单中的“另存为”保存，文件名可与原来同。经实验，如一个900字左右的图片文件，原本有60多K，经此法，仅剩20K，很奇妙。 调整汉字与英文字母间的距离
在中文WORD中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔一般有一个空格大小，但我们却无法删除掉。例如：我们输入“中文Windows 98的新特性”，在“中文”和“Windows”之间以及“98”与“的”之间都有这段间隔。这虽然有助于突出显示汉字与英文之间的区别，使文档一目了然，但有时我们也需要关闭此功能，关闭的方法如下：
1.按CTRL+A选定全部文档；
2.选择“格式/段落/其他”；

3.在“其他”选项卡中取消“字符间距”设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项左边的复选框。

任意修改字间距
在WORD中修改字间距很不直观，有些用户甚至不知道该如何设置字间距，而不得不使用系统默认值。WORD的字距有“标准”、“加宽”、“紧缩”等三种字间距，其中“标准”字距即默认字间距，它的实际距离不是一成不变的，而是与文档中字号的大小有一定的关系。“加宽”间距则是在“标准”的基础上再增加一个用户指定的数值，“紧缩”则是在“标准”的基础上减去一个用户指定的数值。由于“加宽”和“紧缩”都是在“标准”的基础上进行调整，字号变化时，间距也会自动调整，不至于出现字号与字间距不匹配的情况。
调整字间距的方法如下：
1.选定文本；
2.选择“格式/字体”，选择“字符间距”选项卡；
3.在间距下拉列表中选择适当的类型和增添或减小的间距数值。最后确定即可。

任意修改行距
在WORD中提供了很多种标准的行距供选择，在“格式/段落”的“缩进和间距”选项页，在“行距”框里提供了行距的选择列表。包括“单倍行距”、“最小行距”等。可是标准行距并不一定符合我们的需要。例如，当我们希望行距尽可能小时用“最小行距”就满足不了要求。如果我们想要任意设置行距的大小，必须将行距设置为“固定值”，然后在右边的“设置值”对话框里任意输入行距的磅数即可。
将内容保持在同一页上
Word具有自动分页功能，但如果分页出现在标题下面或表格中间就不符合我们日常的写作格式。要避免这种现象的出现，一般常用的方法是用键入回车符的进行强制分段。其实Word还提供了一种智能化的分页手段，在一定程度上帮助减轻我们编辑的强度：选择“格式”菜单下的“段落”命令，在“段落”对话框中选择“换行和分页”选项卡。您可以根据需要做出选择。选择“孤行控制”，可防止在页面顶端打印段落末行或在页面末端打印段落首行。选择“段中不分页”可防止在段中出现分页。选择“与下段同页”，可使所选择的段落同下一段居同一页；选择“段前分页”可使所选择的段落前插入一空页。现在明白了吗？要使标题下不分页，可选择“孤行控制”（当然该标题要采用各种“标题样式”才行），要使表格中不分页，可使用“与下段同页”（当然该表格至多只有一个页面大小）。

在表格中插入多个行或多个列
大家都知道，在Word 97中插入一行或者是一列的方法是：先定位插入点然后单击鼠标右键，在弹出的菜单上选择插入行或者是列就可以了。这对于插入一行或者一列的时候是很方便的，可是如果你要插入多行或者多列，那就有点麻烦了。其实我们也可以一次插入多行或者多列。例如，我们想在一个五行五列的的表格中插入四行表格，可以用鼠标拖曳选中四行，然后单击鼠标右键，选择菜单中的“插入行”就可以“一举四得”了。在这里还要告诉大家一个小技巧：当我们把光标定位到表格中或者选中多行、多列的时候，快捷按钮栏中的“插入表格”按钮就变成了“插入行”或者　“插入列”，而且这一方法对于“插入多行”或者“插入多列”同样的适用。

精确地移动图片
在一般情况下，通过拖曳鼠标来移动图片就可以达到我们的要求，不过，这种方法只是适用于对位置要求并不十分苛刻的排版。如果你对于图片的摆放位置要求比较严格的话，你可以试一试下面的办法。首先用鼠标左键单击图片以选中它，然后按住Alt键的同时用四个方向键（也可以使用鼠标）来逐像素的移动图片。

Ctrl键的使用
在实际的排版过程中我们经常用到“复制”与“粘贴”，其实我们完全可以用Ctrl键加上鼠标拖动来完成这两步操作。方法是：先用鼠标选中要复制的对象，然后在按住Ctrl键的同时用鼠标左键按住复制对象进行拖动，一直拖动到目的地后松开鼠标即可。使用它不但可以复制文字对象，而且还可以复制图形对象。此方法的最大好处是不经过剪贴板，这对于运行Word 97的低配置计算机，无形中减轻了不少负担。

快速打开和保存文档
选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的时候，只保存改变过的内容，用它可以节省保存时间。设置快速保存的方法为:单击“工具”菜单中“选项”命令，在“选项”对话框中选择“保存”标签卡，然后选中“快速保存”复选框即可。

用图文场移动多个对象
图文场是Word中另外一种剪切板，可以存储已删除的多个项目。你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为:
⑴选中要移动的文本或图形，再按下Ctrl+F3组合键移至图文场，对每个要移的项目重复此步骤;
⑵单击要插入图文场的位置；
⑶若插入图文场内容而并清空图文场，可按下Ctrl+ Shift+F3组合键，若只插入图文场内容而不清空图文场，可按住Shift键，选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击“自动图文集”，然后在“请在此键入自动图文集词条”框中，单击“图文场”，选择“插入”按钮。
你若要查看图文场内容，可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击自动图文集名称列表中的“图文场”，Word在“预览”框中可显示内容。

用自动图文集提高输入效率
在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你可以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑正文时，只需输入相应的词条，Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令，单击“自动图文集”标签卡，然后选择“添加”按钮进行编辑添加，编辑好后单击“确定”按钮。如你添加了“词条”、“电脑报出版部”后，只要你录入“电脑”两个字后，屏幕上会立即显示整个词条，双击回车键这个“词条”便被添加文档中。

用词典进行翻译
在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你求助于Word的中英--英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是:
⑴从“工具”菜单中选择“语言”，然后单击“词典”命令，也可按Alt+Shift+F7组合键启动词典，这时出现“词典”对话框；
⑵键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词；
⑶单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等；
⑷在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果。
注意:若“词典”命令没有出现在菜单上，就要先安装词典组件才行。

同时编辑同一文档的多个部分
处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑，这里有两种方法实现该功能。方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分，首先打开需显示的文档，然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项，这样屏幕上就会产生一个新窗口，显示的是同一文档，你可以通过窗口切换和窗口滚动技术，使不同的窗口显示同一文档的不同部分。方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分，即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且两个子窗口都是激活的，你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”、“菜单项”。

同时保存多个文档
当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，可按住Shift键，再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，你只需单击其中之一即可。

在文档中漫游
文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题，你可通过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。单击常用工具栏上“文档结构图”按钮，然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。在文档结构图中，可选择显示的内容级别，调整文档结构图的大小。若标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗口大小，只需将鼠标指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。

为文档添加彩色背景
Word97你可为改变文档的背景以使眼睛舒适，为文档添加背景的方法是:
⑴单击“格式”菜单中的“背景”项，然后在弹出的图形菜单中单击所需要的填充色或单击“填充效果”项；

⑵如果在上一步单击“填充效果”项，就会打开“填充效果”对话框，可以以其中选择过渡、纹理或带图案的背景；
⑶选好各项后，单击“确定”按钮即可。

添加标点符号工具栏
利用工具栏可快速地执行命令，装上标点工具栏后你就可方便地输入标点符号了。将位于Program files\Microsoft Office \Office\Macros文件夹中的模块文件Symbar.dot复制到 Program files\Microsoft Office\Startup文件夹中，然后重新启动Word97，就可以得到标点符号工具栏，你可以通过“视图”菜单中的“工具”来选择标点符号。

为文档设置密码
设置密码的方法:
⑴单击“文件”菜单的“另存为”菜单项打开“另存为”对话框；
⑵在“文件”框中输入欲赋赋予文档的新文件名；
⑶单击“选项”按钮，打开有“保存”选项卡的“保存”对话框；

⑷往“打开权限密码”文本框中输入密码。密码区分大小写，并且最多只能有15个字符，这些字符可以是字母、数字或符号。每输入一个密码字符，文本框内就会显示一个星号；
⑸单击“确定”按钮，打开“确认密码”对话框，往“请再键入一遍打开权限密码”框中再输入一遍密码，以确保无误；
⑹单击“确定”按钮返回“另存为”对话框；
⑺单击“保存”按钮保存文件。

死机的补救方法
若Word97发生意外死锁，重新启动之后，还有可能部分地恢复以前的工作。方法为:
⑴启动Word97，单击“打开”命令;
⑵在文件夹列表中，双击Windows文件夹内的Temp文件夹，在“文件类型”框中选择“所有文件”；
⑶打开恢复的文档，每个恢复的文档都命名为“自动恢复保存的文件名”，扩展名.doc；
⑷单击“保存”命令按钮，在“文件名”框中输入文件名，当看到询问是否替换已有文档的提示信息时单击“是”，这样你就可以用现在的文件名打开并编辑文档了。

Word 2000使用技巧

Word2000给文字快速加上各种外框
大家在用Word字处理软件写文章时，是否会遇到这样的情况：如在写阿拉伯数字时，想要把某些数字给圈起来，或者有时一些要特别要指出的文字也需要加个外框，而这些情况用手写起来非常简单，要在以前的Word版本中实现就有些困难了。现顺在Word 2000中却可以很方便提实现给文字加上诸如圆圈、正方形、三角形、菱形等外框的功能。具体操作如下：先选中需要加框的文字，单击“格式”菜单，打开“中文版式”选单选择“带圈文字”，选项，在打开的带圈文字对话框中，选择对相应的样式和需要的圈号后，单击“确定”，你选定的文字就被加上了指定的外框。

增添一个“参考书架”
写大篇文章时经常要借鉴以前写的一些东西，有个不会随打开文件变化的常用文件列表将给我们带来很多方便。将“工作”菜单添加到菜单栏中（打开“自定义”对话框，选择“命令”选项卡，在“类别”列表框中选择“内置菜单”，将“命令”列表框中的“工作”拖到工具栏上）。将文档添加进列表，只须点击该按钮，然后选择下拉菜单中的“添至工作菜单”即可，以后在这里就可以很快查到你需要的文档。自动图文集分类
Word内置了一些自动图文集的分类，如信封用语等，但并未提供如何让用户创建分类的功能。用以下方法可得以解决:打开“格式/样式”对话框，在“样式”列表框中选择“正文”后，按“新建…”按钮。在弹出“新建样式”对话框中的“名称”中输入所需定义的分类名如“符号”后返回文档。随后即可按常规定义为自动图文，定义完毕后关闭该文档，新的类别定义完成。

保存关键文件
我们总会遇到一些情况使我们必须重新安装Word，但以前的设置将会随之失效。其实在Word 2000中只须将模板文件Normal.dot备份，重装时再用其覆盖相应的文件即可（该文件位于Word 2000安装目录的Template目录下。另外如你是Word 97用户，你还须备份一个在Windows安装目录下的“用户名.acl”文件（用户名系安装视窗时输入的名字）。该文件保存了你自定义的自动更正内容。

更换图标
也许你对工具栏有个性化的要求，而系统提供的可供修改的图标仍不能满足你的要求，怎么办？这时你只需创建或找一个满意的图标（图标大小可随意），再用图标编辑工具，如Axialis AXIcons将其打开，全选图标后“复制”。随后进入Word的修改工具栏状态，选择需更改的图标，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴按钮图标”即可完成操作。如果你又感到后悔，只须在上述快捷菜单中选择“复位按钮图标”即可恢复原状。

新建模板分类
Word的内置模板分类往往不能满足用户的要求而必须作一些调整，那么如何新建一个模板分类呢？只须在Word安装目录下的Template目录中再新建一目录（目录名即为模板分类名），然后将相应的模板文件存入该目录即可在“新建”对话框中看到新的分类（必须存入模板文件才能看到分类）。

实现模板的预览
用户如何在“新建”对话框中实现自定义模板的预览功能呢？打开该模板，选择“文件/属性”，在“属性”对话框中选择“摘要信息”页，选择“保存预览图片”即可。

保存模板集
保存Word模板集最好的方法是将Word本身提供的模板集移至其他目录，并在“选项/文件位置”中将用户模板的目录设置成该目录。那么以后重装后仅须在新装的Word中重新设置模板位置即可。